ESITYS JA ESITTÄMINEN: MITEN SAAT ESITYKSELLÄ VIESTISI PERILLE?
Näyttääkö sinun yritysesittelysi tältä?
Tiesitkö, että 2/3 maailman PP-esityksistä on "bullet point" -muotoisia?
Näiden sanotaankin olevan enemmän esittäjän muistilista.
Yrityksen esitys, joka on hyvin tyypillinen, jopa 2/3 esityksistä rakentuu “bulletpoint” -tyyliin.
ESITYKSEN SUUNNITTELU JA RAKENTAMINEN
Esitys koostuu aina monesta tekijästä; esittäjän kyvyistä esittää, yleisöstä, esityksen pituudesta, sisällöstä, visuaalisuudesta, monesta asiasta! Et voi edes tietää, onko yleisösi juuri kuunnellut toisen, uuvuttavan esityksen ja ovat väsyneitä vastaanottamaan mitään uutta. Mutta muuhun voit vaikuttaa.
Esitys on siis luonnollisesti kokonaisuus. Mutta lähtökohta on, että sinulla on yleisö, jolle haluat kertoa viestin. Slidien määrällä ei ole väliä. Edes esityksen kesto ei ole tärkeää. Tärkeintä on, että saat haluamasi viestin perille juuri sille yleisölle juuri siinä hetkessä.
Miten lähdet rakentamaan esitystä? Jos esitys toimitetaan jälkikäteen, tarvitset kaksi versiota. Kutsun toista tässä tekstiversioksi, joka on PowerPointissa “handout” sivu. Suosittelen lämpimästi kokeilla rohkeasti tehdä esityksiä muillakin ohjelmilla kuin PowerPointilla. Se ohjaa helposti kaavamaisiin malleihin, joskin kaikki on sielläkin mahdollista. Jos käytät muuhun jotakin muuta ohjelmaa, tarkista, olisiko siinä myös esityspuoli. Esimerkiksi Canvassa on todella helppo esityksiin tarkoitettu osio.
Nämä asiat ovat aina joka esityksen taustalla ja niiden pitäisi olla kirkkaana mielessäsi, kun lähdet tekemään esitystä.
1. Esityksen viesti
Mikä on se asia, minkä haluat yleisön ennen kaikkea muistavan? Myyntivaltti, joka jää mieleen? Sen pitää näkyä jokaisessa slidessa jollain tavoin. Voit toistaa, puhua siitä eri kannalta, kertoa tarinan ja kiteyttää faktana - kunhan muistat saada se jäämään mieleen.
2. Esityksen sisältö
Nyt on kysymys siitä, mitä yleisösi eli HE haluavat ja tarvitsevat tietää. Jos ylpeytesi aihe - esim. myyntihuippu - on myös HEILLE esityksesi kristalli, pidä huoli, että se todella nousee sellaisena. Kuvittele itsesi yleisöön.
3. Yleisö
Yleisösi haluaa tietää tiettyjä asioita tuotteen valmistuksesta, laadusta, pakkauksista, markkinoinnista, myynneistä, hinnoista. Älä haaskaa heidän aikaansa muuhun. Valitse aiheesta vain ne asiat, jotka puhuttelevat yleisöä ja jotka sen pitää tietää. Puhu kielellä, jota yleisö ymmärtävät.
4. Esityksen otsikointi
Yrityksen nimi? Jos yritys olisi nimeltään "Nummen lampaat Oy" myyntivalttina lampaanvillan ja silkin uniikki yhdistelmä. Jos otsikko olisikin: "Nummen lampaat Oy - Paras lampaanvillan ja silkin yhdistelmä"?
5. Esityksen rakentaminen
Onko 10 minuuttia yrityksen historiaa relevanttia esimerkiksi tuleville jälleenmyyjille? Mitä HE haluavat tietää? Mikä osa historiasta vaikuttaa tämän päivän tuotteeseen? Onko historiassa joku timantti, jolla myös HE voivat kiillottaa kilpeään? Käytä tarinoita, joilla teet asian konkreettiseksi ja se jää mieleen. Yritä jättää yllättävää loppuun, vaikka vastauksen alussa kerrottuun kysymykseen, joka varmasti kiinnostaa yleisöä. Tee numeroista infograafeja, skaalaa ne niin, että haluamasi asia todella tulee esiin.
Hyvän esityksen rakentaminen
Esitetty esitys ja toimitettava tekstiversio ovat eri asia. Kukaan meistä ei pysty keskittymään lukemaan ja kuuntelemaan samaan aikaan. Miksi sinun pitäisi laittaa yleisö lukemaan samaa asiaa, mitä kerrot? Esitys voi olla vaikka pelkkiä kuvia, handout yhdistelmällä toimitettuna jälkeenpäin, jos on tarve. Esitys ei ole koskaan sama asia kuin se versio, joka lähetetään poissaolijoille tai muuten.
Kokeile tehdä ensin slidet, joissa ei ole mitään tekstiä.
Millaiselta viesti näyttää? Lisää sitten minimimäärä tekstiä. Punnitse jokaista sanaa, onko se tarpeellinen.
Tai jos on helpompi, voit tehdä ensin tekstislidit ja sitten kokeilla ilman mitään tekstiä ja lisätä sen jälkeen minimimäärä tekstiä vain yleisöä varten.
Sisällön suhteen on mahtavaa, jos pystyt jättämään jonkun odotetun jymyjutun loppuun! Johon vihjaat esityksen aikana, ehkä se on jossain otsikossa kysymyksenä, johon lupaat antaa vastauksen esityksen aikana.
"Curse of passion" / "Curse of information"
Usein jopa velvollisuudentuntoisesti laitamme esitykseen lähes kaiken tiedon asiasta, mitä meillä on ja mitä löydämme.
Sorrumme usein tähän "curse of passion / curse of information" -tyyliin, jossa saatamme omassa innostuksessa asiasta tai ajattelematta tiedon priorisointia hukuttaa kuuntelijan valtavaan tiedon määrään. Olen nähnyt tämän tapahtuvan niin yksinyrittäjälle kuin tuhansienkin työntekijöiden yrityksen asiantuntijoille, jotka tietämyksensä perusteella on valittu esittämään asia.
Kuuntelijan saappaisiin hyppääminen
Emme osaa astua kuuntelijan saappaisiin ja sokaistumme sille, mitkä tuotteen tai sen kehityksen yksityiskohdat ovat meille kaikki kaikessa, mutta irrelevantteja yleisöllemme. Jokus "rakastumme tuotteisiimme", koska tiedämme ne hyväksi ja toimivaksi. Usein tuotteen paras asiantuntija opettaa luonnollisesti tuotetta ja pitää myös asiakkaille esityksiä.
Tärkeää yrityksellesi ovat esimerkiksi lukuisat yksityiskohdat tai asiat, jotka ovat olleet mullistavia tuotteen kehityksessä, mutta niillä ei ole minkäänlaista merkitystä tämän hetken jälleenmyyjälle.
Saman aiheen esitys eri yleisölle pitäisi aina olla erilainen. Mutta onko meillä se yksi esitys aiheesta, jonka aina sama?
Mikä on se, minkä haluat yleisön muistavan tai tekevän esityksen jälkeen?
Mitä haluat yleisölle jäävän mieleen? Tai parempi, miten toivot, että esitys vaikuttaa työntekoon, mitä tekevät nyt eri tavoin? Mitä ovat oppineet?
6. Esityksen visuaalisuus
Käytä hyvälaatuisia kuvia, samaa tyyliä koko esityksen ajan
Voit myös tehdä aiheesta tarinan ja valita kuvat sen mukaan
Kuvien täytyy liittyä aiheeseen, kun testaat ensin ilman tekstiä, muodostuuko niistä viesti?
Laita hyvin vähän tekstiä ja opettele esitys niin, että osaat sen ulkoa tai pienien muistilappujen avulla
Anna yleisölle rauha kuunnella ja keskittyä, voit laittaa avainsanoja dioihin tai vaikka pelkkiä otsikoita. Kukaan ei pysty keskittymään sekä kuuntelemiseen että lukemiseen.
Otsikot voivat myös olla tarinan kertomisen muodossa, kysymyksiä, lainauksia tmv.
Tarkista, että kuvien resoluutio on riittävä ja että teksti näkyy selkeästi esim. kuvan päällä. Varmista riittävä kontrasti. Jos teksti ei näy, voit laittaa sen taakse laatikon ja halutessasi tehdä laatikkoon läpinäkyvyyttä.
Myös fonttivalinnat ovat tärkeitä
Jos yritykselläsi on valitut värit, fontit ja logo, käytä niitä
Näkyykö tekstisi viimeiselle riville? Varmista fonttikoko ja muu näkyvyys
VINKIT
-
Mitä jos ensimmäinen esitysversiosi olisi ilman yhtään sanaa? Ja sen jälkeen lisäisit mahdollisimman vähän sanoja?
Tekstiversiossa (Handout) -jos sellainen tarvitaan - olisi selitykset ja tietoa asiasta eli mitä kerrot. -
Jos viestisi on se, että yrityksenne tekee maailman parhaita pakkausmateriaaleja täysin kerrätetyistä materiaaleista, mieti jokaisen sliden kohdalla, miten viesti tulee esiin. Kun se toistuu eri kannoilta ja usein, se jää mieleen. Muista myös otsikko!
-
Kohderyhmällä on suuri vaikutus. Mitä kieltä käytät? Missä tarkoituksessa (esim. myynti) pidät esitystä? Mitä he haluavat ja mitä heidän tarvitsee tietää? Älä laita heille turhaa tietoa. Vaikka se olisi paras osaamisalueesi, heidän keskittyminen ja kiinnostus herpaantuu heti.
-
Tarinat jäävät ihmisten mieleen ja asia muistetaan niistä paljon paremmin. Yritä saada tositarinoita esim. muilta myyjiltä, jos et itseltäsi ei löydy sopivia. Tämä pitää yleisön mukana.
-
Myös nämä jäävät mieleen. Vaikka vain käsien nostolla äänestys, kuka x tai y mieltä jostakin asiasta.
Tarvitsetko apua esitykseen/esityksiin? Ota yhteyttä!
Lähteitä: Esitys: "What we get wrong about presentations and how to fix it"(Training magazine network).
