NÄIN SAAT ESITYKSELLÄ VIESTISI PERILLE - MUISTA NÄMÄ 5 ASIAA.

Näyttääkö sinun yritysesittelysi tältä?

Tiesitkö, että 2/3 maailman PP-esityksistä on "bullet point" -muotoisia? Näiden sanotaankin olevan enemmän esittäjän muistilista.

Yrityksen esittely esitys, joka on hyvin typillinen, jopa 2/3 esityksistä rakentuu “bulletpoint” -tyyliin.

ESITYKSEN SUUNNITTELU JA RAKENTAMINEN

Esitys koostuu aina monesta tekijästä; esittäjän kyvyistä esittää, yleisöstä, esityksen pituudesta, sisällöstä, visuaalisuudesta, monesta asiasta! Et voi edes tietää, onko yleisösi juuri kuunnellut toisen, uuvuttavan esityksen ja ovat väsyneitä vastaanottamaan mitään uutta. Mutta muuhun voit vaikuttaa.

Esitys on siis luonnollisesti kokonaisuus. Mutta lähtökohta on, että sinulla on yleisö, jolle haluat kertoa viestin. Slidien määrällä ei ole väliä. Edes esityksen kesto ei ole tärkeää. Tärkeintä on, että saat haluamasi viestin perille juuri tuolle yleisölle juuri siinä hetkessä.

Miten lähdet rakentamaan esitystä? Jos esitys toimitetaan jälkikäteen, tarvitset kaksi versiota. Kutsun toista tässä tekstiversioksi, joka on PowerPointissa “handout” sivu. Suosittelen lämpimästi kokeilla rohkeasti tehdä esityksiä muillakin ohjelmilla kuin PowerPointilla. Se ohjaa helposti kaavamaisiin malleihin, joskin kaikki on sielläkin mahdollista. Jos käytät muuhun jotakin muuta ohjelmaa, tarkista, olisiko siinä myös esityspuoli. Esimerkiksi Canvassa on todella helppo esityksiin tarkoitettu osio.


Nämä asiat ovat aina joka esityksen taustalla ja niiden pitäisi olla kirkkaana mielessäsi, kun lähdet tekemään esitystä.

1. Esityksen viesti? Mikä on se asia, minkä haluat yleisön ennen kaikkea muistavan? Myyntivaltti, joka jää mieleen? Sen pitää näkyä jokaisessa slidessa jollain tavoin. Voit toistaa, puhua siitä eri kannalta, kertoa tarinan ja kiteyttää faktana - kunhan muistat saada se jäämään mieleen.

2. Sisältö. Nyt on kysymys siitä, mitä yleisösi eli HE haluavat ja tarvitsevat tietää. Jos ylpeytesi aihe - esim. myyntihuippu - on myös HEILLE esityksesi kristalli, pidä huoli, että se todella nousee sellaisena. Kuvittele itsesi yleisöön.

3. Yleisö. HE haluavat tietää JOTAKIN tuotteen valmistuksesta, laadusta, pakkauksista, markkinoinnista, myynneistä, hinnoista. Älä haaskaa HEIDÄN aikaansa muuhun. Puhu kielellä, jota HE ymmärtävät.

4. Miten otsikoit esityksen? Yrityksen nimi? Esim, jos yritys olisi "Nummen lampaat Oy" myyntivalttina lampaanvillan ja silkin uniikki yhdistelmä. Jos otsikko olisikin: "Nummen lampaat Oy - Paras lampaanvillan ja silkin yhdistelmä"?

5. Miten rakennat esityksen? Onko 10 minuttia yrityksen historiaa (perustajan elämää?) relevanttia esimerkiksi tulevalle jälleenmyyjälle? Mitä HE haluavat tietää? Mikä osa historiasta vaikuttaa tämän päivän tuotteeseen? Onko historiassa joku timantti, jolla myös HE voivat kiillottaa kilpeään? Käytä tarinoita, joilla teet asian konkreettiseksi ja se jää mieleen. Yritä jättää yllättävää loppuun, vaikka vastauksen alussa kerrottuun kysymykseen, joka varmasti kiinnostaa yleisöä. Tee numeroista infograafeja, skaalaa ne niin, että haluamasi asia todella tulee esiin.

Esitetty esitys ja toimitettava tekstiversio ovat eri asia. Kukaan meistä ei pysty keskittymään lukemaan ja kuuntelemaan samaan aikaan. Miksi sinun pitäisi laittaa yleisö lukemaan samaa asiaa, mitä kerrot? Esitys voi olla vaikka pelkkiä kuvia, handout yhdistelmällä toimitettuna jälkeenpäin, jos on tarve. Esitys ei ole koskaan sama asia kuin se versio, joka lähetetään poissaolijoille tai muuten.

Kokeile tehdä ensin slidet, joissa ei ole mitään tekstiä. Tai jos on helpompi, voit tehdä ensin tekstislidit ja sitten kokeilla ilman mitään tekstiä ja lisätä sen jälkeen minimimäärä tekstiä vain yleisöä varten.

Sisällön suhteen on mahtavaa, jos pystyt jättämään jonkun odotetun jymyjutun loppuun! Johon vihjaat esityksen aikana, ehkä se on jossain otsikossa kysymyksenä, johon lupaat antaa vastauksen esityksen aikana.

"Curse of passion" / "curse of information"

Sain vihdoin nimen asialle, johon törmään usein kun kuuntelin mielenkiintoisen luennon aiheesta: "What we get wrong about presentations and how to fix it"(Training magazine network). Miten nämä termit liittyvät esityksiin?

Pitkään yhteen tuotteeseen keskittyneenä ja ehkä jopa sen kehittäjänä, sorrumme usein tähän "curse of passion / curse of information" -tyyliin. Olen nähnyt tämän tapahtuvan niin yhden kuin tuhansienkin työntekijöiden yrityksessä.

Emme osaa astua kuuntelijan saappaisiin ja sokaistumme sille, mitkä tuotteen tai sen kehityksen yksityiskohdat ovat meille kaikki kaikessa, mutta irrelevantteja HEILLE. Olen nähnyt monessa yrityksessä miten tuotekehityksen ihmiset "rakastuvat tuotteisiinsa" ja he usein asiantuntijoina pitävät näitä esityksiä.

Tärkeää yrityksellesi ovat esimerkiksi lukuisat yksityiskohdat tai asiat, jotka ovat olleet mullistavia tuotteen kehityksessä, mutta niillä ei ole minkäänlaista merkitystä tämän hetken jälleenmyyjälle.

Mikä on se, minkä haluat yleisön muistavan tai tekevän esityksen jälkeen?

VINKIT

• Pystyisitkö tekemään ensin esityksen ilman sanoja?

  Mitä jos ensimmäinen esitysversiosi olisi ilman yhtään sanaa? Ja sen jälkeen lisäisit mahdollisimman vähän sanoja?
  
  Tekstiversiossa (Handout) -jos sellainen tarvitaan - olisi selitykset ja tietoa asiasta eli mitä kerrot.

• Mikä on viestisi? Miten tuot sen esiin.

  Jos viestisi on se, että yrityksenne tekee maailman parhaita pakkausmateriaaleja täysin kerrätetyistä materiaaleista, mieti jokaisen sliden kohdalla, miten viesti tulee esiin. Kun se toistuu eri kannoilta ja usein, se jää mieleen. Muista myös otsikko!

• Kenelle puhut? Miksi?

  Kohderyhmällä on suuri vaikutus. Mitä kieltä käytät? Missä tarkoituksessa (esim. myynti) pidät esitystä? Mitä he haluavat ja mitä heidän tarvitsee tietää? Älä laita heille turhaa tietoa. Vaikka se olisi paras osaamisalueesi, heidän keskittyminen ja kiinnostus herpaantuu heti.

• Käytä tarinoita

  Tarinat jäävät ihmisten mieleen ja asia muistetaan niistä paljon paremmin. Yritä saada tositarinoita esim. muilta myyjiltä, jos et itseltäsi ei löydy sopivia. Tämä pitää yleisön mukana.

• Osallista yleisöä

  Myös nämä jäävät mieleen. Vaikka vain käsien nostolla äänestys, kuka x tai y mieltä jostakin asiasta.

hashtag#curseofpassion
hashtag#curseofknowledge
hashtag#hyväesitys
hashtag#esityksenlaatiminen
hashtag#powerpointesitys
hashtag#visuaalisuus

SquareSpace (suosittu verkkosivualusta) teetti tutkimuksen tekoälyn käytöstä 1200 pienyrittäjällä.

Tarvitsetko apua esitykseen/esityksiin? Ota yhteyttä!